Доверяй, но проверяй: инструменты для контроля мобильных сотрудников
2021-06-15 19:16
Инструментов для управления эффективностью офисных работников придумали уже достаточно – это и различные системы мотивации c персональными KPI, и проверки «тайным покупателем», и приложения для постановки и контроля совместных и индивидуальных задач, наконец и старые-добрые отчеты за неделю/месяц/квартал.
Выстроить такой же понятный и прозрачный процесс контроля сотрудников, работающих «в полях» — пеших курьеров, водителей, выездных мастеров — куда сложнее. Зачастую основными форматами контроля их деятельности в течение дня являются периодические звонки и чаты в мессенджерах. В таком случае руководитель или ответственный менеджер тратит много времени на лишние коммуникации и полагается исключительно на честность и добросовестность мобильного персонала.
Как узнать, что ваш сотрудник действительно проехал за неделю заявленные 500 км, не изменял и не игнорировал маршрут ради выполнения собственных дел? В этой статье расскажем о функционале мониторинга выездных сотрудников в системе логистики «Маппа», которая позволит:
сократить затраты на бензин и снизить пробег автопарка;
корректно считать заработную плату мобильных сотрудников и фактические расходы ГСМ за счет точных данных о времени выполнения и дистанции маршрута;
минимизировать жалобы клиентов на опоздания выездных сотрудников и перенос сроков доставки/оказания услуг;
контролировать процесс выполнения заявок в режиме реального времени.
Приложение считывает геопозицию мобильного сотрудника с высокой частотой (до 10 сек). Офисный сотрудник в мониторе логиста может не только детально отслеживать трек-передвижения исполнителя, но просмотреть историю перемещения в любой другой день по выбранному маршруту. Кстати, данные о местоположении выездного сотрудника передаются в 1С/Мой Склад даже тогда, когда само мобильное приложение свернуто.
Логист/менеджер/ руководитель контролирует процесс выполнения каждой заявки в режиме реального времени. Адреса маршрутов отображаются на карте, там же видны треки передвижения выездных сотрудников и их текущее местоположение. Рядом с картой список заявок по каждому маршруту с актуальными статусами (выполнена, отменена, в процессе выполнения), фактическим временем прибытия и отъезда с адреса и комментариями выездного сотрудника, которые подгружаются из мобильного приложения.
Опоздания мобильных сотрудников рассчитываются автоматически. Например, в заявке на доставку было указано конкретное временное окно, а курьер не успел доставать заказ в срок, значит заявка выделяется красным цветом.
Изменения в компании благодаря мониторингу
С функциями системы «МАППА», обеспечивающими эффективный контроль выездных сотрудников, познакомились, теперь пора разобраться, к чему приведет их использование.
Сокращение расходов ГСМ. Учет и правильное списание ГСМ – это первостепенная задача для любой компании, использующей транспорт. Проверить отклонения от маршрута и фактический километраж теперь легко и просто, поэтому компания не несет лишних затрат на топливо.
Повышение эффективности каждого сотрудника. Из месяца в месяц один сотрудник стабильно выполняет 15 заявок в день, в то время как его коллега едва справляется с 10. Выполнение собственных дел в течение дня или лишнее общение с клиентами – вычислите причины с помощью отчета о выполнении заявок и примите управленческие решения для их устранения.
Экономия времени на коммуникации и организацию качественной работы команды. Связь модуля «МАППА» и мобильного приложения обеспечивает оперативный обмен данными с офисом. Комментарии к заявкам, фотоотчеты, статусы заявок – все это корректно отображается в вашей учетной системе ( 1С/Мой склад). Да и логисту/менеджеру/ руководителю не нужно срывать телефон звонками для уточнения информации.
Улучшение трудовой дисциплины. Периодически выездные сотрудники допускают нарушения рабочего распорядка. Не вовремя доставленный заказ – жалоба от клиента, перенос доставки на другой день без уважительной причины – негативный отзыв о работе компании и ухудшение ее имиджа в инфополе. Без должного контроля руководства такое отношение к трудовым требованиям становится систематическим, за день «проступков» выездных сотрудников может накопиться не один десяток. Мониторинг деятельности мобильных сотрудников с помощью «Маппы» позволит не допустить снижения качества услуг, всплеска недовольства клиентов из-за недобросовестной работы исполнителей.
Только для служб доставки?
Выездная работа в разных отраслях – службы доставки, торговля, выездной сервис, мерчандайзинг, поставки и дистрибуция - строится по схожей схеме.
Сотрудник в мобильном приложении получает список заявок с контактными данными клиентов, строит маршруты до нужных адресов, устанавливает статусы для каждой заявки (выполнена, отменена) и отчитывается по факту их выполнения, прикрепляя фотографии и оставляя комментарии, которые после обмена данными с 1С появляются в системе. Офисный сотрудник (логист/ менеджер/ руководитель) в онлайн-режиме отслеживает, когда и вовремя ли выездной сотрудник прибыл к клиенту, сколько времени у него провёл и когда уехал от него.
Таким образом, большая часть функционала системы «МАППА» одинаково актуальна и для сервисного инженера, и для доставщика воды, и для курьера.
Если вы хотите протестировать систему «МАППА», мы предоставим бесплатный демо-доступ к модулю и мобильному приложению на неделю.