Как построить прозрачный бизнес-цикл от создания заявки до доставки клиенту: кейс ТД "МОПС"

Торговый дом «Мир одноразовой посуды Сибири» - производитель одноразовой посуды и оптовая компания по продаже пластиковой пищевой тары и упаковочных материалов, расположенная в Барнауле

За 16 лет активной работы компания запустила и наладила собственное производство и на данный момент имеет широкий ассортимент товаров, от одноразовых стаканов/тарелок/столовых приборов и другой посуды до различных видов тары и упаковочных материалов, а также предлагает покупателям изделия из пластика от крупнейших российских поставщиков.

О компании

Основные клиенты компании – это сегмент HoReCa и предприятия оптово-розничной торговли: учреждения общественного питания и гостинично-ресторанного бизнеса, государственные структуры, производители пищевых продуктов, кондитерские, а также корпоративные клиенты.

Заказы по Барнаулу, Алтайскому краю и в некоторые другие регионы от Урала до Дальнего Востока компания доставляет «собственными силами»: в штате работают два водителя, а при высокой загруженности «в сезон» нанимают две дополнительные машины. Доставка по России осуществляется при помощи транспортных компаний

В процессе обслуживания заказа покупателя или поставщика каждый отдел отвечает за выполнение определенной задачи, таким образом все стадии бизнес-цикла взаимозависимыми: менеджеры по продажам или закупкам отвечают за формировании потребности клиентов в отгрузке определенных объемов и наименований продукции, бухгалтерия формирует документацию, работники склада собирают заказы, а логист распределяет заявки по водителям, планирует маршруты и печатает документы на доставку.

Торговый дом «МОПС» уже много лет использует функционал конфигурации 1С: Управление нашей фирмой для ведения учета. Однако при первичной настройке системы некоторые особенности работы компании не были отражены должным образом в 1С. Например, механизм взаимодействия между отделами, процедура внесения изменений и актуализация информации по продажам и закупкам, планирование логистики не были реализованы в системе. Со временем это спровоцировало трудности в коммуникации сотрудников, «застои» из-за нехватки нужной информации, а иногда и ошибки при сборке и отправке заказов клиентам.

Постепенно руководством компании те самые «болевые точки», мешающие прозрачности и отлаженности работы, были выявлены и зафиксированы.

Во-первых, крепкая взаимосвязь бизнес-процессов способствовала замедлению работы при возникновении сложностей хотя бы на одном этапе бизнес-цикла. Существующая система управления не позволяла оперативно обнаружить неполадку и принять меры для ее устранения.

Во-вторых, сотрудники после выполнения своей части работ» не обладали информацией о дальнейшем продвижении заказа покупателя или заказа поставщику и были вынуждены напрямую обращаться к сотруднику. К примеру, менеджеры постоянно отвлекали логиста, чтобы узнать отправлен ли их заказ на доставку/забор. Склад постоянно жаловался на то, что в процессе сборки заказа происходят его изменения (дополнения). Бухгалтерия испытывала неудобства при переделке документов. Топ-менеджмент не обладал информацией о себестоимости доставки.

Кроме того, при изменении состава заказа со стороны отдела продаж или закупок актуальная информация отсутствовала у всех отделов: логист при распределении маршрута мог отправить неверно собранный заказ или неверно рассчитать загруженность машин, а у склада из-за неверной информации не было возможности оперативно выявить внесенные менеджером изменения в документы реализации.

Таким необычным образом заместитель топ-менеджмент ТД "МОПС" обозначил основную цель проекта по настройке системы учета перед сотрудниками. Ведь стало очевидно, что для эффективной работы и качественного обслуживания клиентов требовалось внести ясность в функционирование бизнес-процессов и отразить все, без исключения, контуры учета в 1С.

Команда управленцев смогла самостоятельно описать желаемую модель взаимодействия разных отделов от начала до завершения цикла. Затем начали поиск решения, функционал которого соответствовал бы текущим потребностям компании и сформулированному прототипу решения.

Хотя модуль МАППА, как правило, используется для автоматизации логистики, именно он был выбран в качестве программы, которая поможет отладить функционирование бизнес-процесса и сделать его более прозрачным.

После консультации со техническими специалистами и аналитиками РАУ АйТи были определены следующие цели совместного проекта:

Бизнес-цель:

• Сократить количество неверно сформированных и отправленных заказов клиенту

• Оптимизировать расход ресурсов компании на доставку и забор грузов

Цели автоматизации:

• Разделить зоны ответственности сотрудников

• Настроить все рабочие места, чтобы они работали в связке

• Создать единое информационное поле, где данные всегда актуальны, а изменения поступают своевременно

Решение

Процесс создания единого информационного поля было начат с настройки статусов заказа покупателя и заказа поставщику.

Статусы фиксируют в 1С все действия с заказом, и любой сотрудник получает доступ к актуальным данным и видит информацию об этапе работы с каждым заказов прямо в системе, отвлекать ответственных сотрудников для уточнения информации теперь не нужно.

Настройка статусов заказа покупателя и заказа поставщику

Благодаря системе статусов на рабочем месте каждого сотрудника доступны только необходимые конкретно ему заказы. К примеру, Бухгалтер видит только заказы со статусом "Согласовано", а кладовщик - со статусом "К сборке".

При необходимости сотрудник любого отдела могут зайти в заказ покупателя или заказ поставщика и посмотреть их текущий статус, так как все действия с заказом и соответствующие этим действиям статусы дублируются.

Кроме того, настройка статусов позволила обозначить и разделить зоны ответственности сотрудников. При возникновении сбоя, причину можно быстро обнаружить и оперативно устранить, ведь сфера полномочий и доступные действия сотрудников теперь регламентированы.

Процесс работы с заказом покупателя был разделен на следующие статусы:

• "В работе" – автоматически появляется при создании менеджером заказа покупателя;

• "Согласовано" – ставится вручную менеджером после согласовании доставки с клиентом;

• "К сборке" – автоматически появляется после формирования расходной накладной;

• "К отправке" – ставится вручную работником склада после сборки заказа;

• "Запланировано" – автоматически появляется после переноса заявки в маршрутный лист

• "В пути" - ставится вручную логистом после отправки машин на маршрут;

• "Отменен/ выполнен" – ставится вручную логистом по факту отмены или завершения рейса

• "Предзаказ" – статус для планирования межрегиональных маршрутов доставки.

Процесс работы с заказом поставщику был разделен на меньшее количество статусов, так как не требовал участия бухгалтерии и работников склада:

• "В работе" – автоматически появляется при создании менеджером заказа поставщику;

• "К забору" – ставится вручную менеджером по факту согласования всех вопросов с поставщиком и логистом;

• "Запланировано" – автоматически после переноса заявки на забор в маршрутный лист;

• "Отменен/ выполнен" – ставится вручную логистом по факту отмены или завершения рейса;

• "Предзаказ" – статус для планирования межрегиональных отгрузок от поставщика.

Планирование маршрутов доставки и забора грузов должно было учитывать два основных параметра: корректность контактной информации и рациональность загруженности машин.

Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении адреса доставки/ забора и контактных данных клиента/поставщика, эти данные автоматически копируются из заказа покупателя или поставщика при создании заявки на доставку или забор. Логист, таким образом, не допускает ошибку, и ему не нужно дополнительно тратить время на поиск этих данных где-то в системе.

Кроме того, так как машин в автопарке торгового дома всего 2, нужно рационально планировать их загруженность. Для этого был введен статус «Предзаказ», который позволил логисту заранее планировать маршруты на дальние дистанции и оптимизировать расход ресурсов компании. В заявке на доставку или забор видны вес и габариты грузов, что помогает наиболее оптимально загружать автомобили.

Ситуация, когда состав заказа покупателя или поставщика меняется уже в процессе работы с ним, достаточно частая. Ранее оперативная коммуникация между разными отделами были затруднена: обмен актуальной информацией не был налажен, а сотрудники допускали ошибки при формировании, из-за нехватки актуальных данных образовывался пересорт или недостача товара.

Доработки 1С:УНФ и монитора МАППА позволили упростить механизм изменения заказов и сделать его прозрачным. Теперь менеджер сообщает логисту о необходимости изменить заказ, логист переводит заявку из маршрутного листа обратно в статус "В работе", менеджер вносит нужные изменения и далее передает заказ на склад.

Функционал типовой 1С: УНФ имеет ограниченный набор инструментов для управления логистикой, поэтому логисту приходилось планировать все "на листочке" или в таблицах Excel. После внедрения модуля МАППА все основные этапы работы с заявками на доставку и забор грузов были автоматизированы и буквально происходят в одном окне.

Логист тратит меньше времени на формирование маршрутных листов, так как все заявки визуализируются на карте, а маршруты автоматически строятся по наиболее оптимальному пути. После построения маршрута логисту также доступно время и общий километраж пути, что помогает планировать время занятости водителей и рассчитывать примерную стоимость каждого маршрута.

Чтобы забрать заказ от поставщика, водителям требуется доверенность от компании. Если раньше логисту приходилось печатать каждую доверенность отдельно, то теперь он просто отмечает необходимость доверенностей прямо в маршрутном листе и печатает их вместе в один клик.

Результаты