КЕЙС «НОВЫЙ ДОМ»

Заявка на доставку за 100 секунд. Автоматизация логистики магазина строительных материалов «Новый Дом»

В кейсе рассказываем, как в магазине строительных материалов «Новый Дом» запустили IT-решение для логистики Маппа и автоматизировали организацию доставок из 4-х розничных точек и интернет-магазина.
Историей автоматизации поделились:
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании

Сотрудники компании
Пользователи логистической системы
Чтение кейса займет 10 минут.
Процесс доставки заказов в компании не менялся последние 10 лет. Он основывался на бумажном документообороте и постоянных звонках между логистом и водителями. Это тратило максимальное количество временных ресурсов работников и полностью игнорировало достижения технического прогресса последних лет
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Содержание
О компании и службе доставки
1С:Управление торговлей. Маппа Ассистент. Мобильные приложения водителей
Продажа строительных материалов в Воронежской области
Компания «Новый Дом»
Проблемы:
Результаты:
  • до 800 звонков в день между логистом и водителями
  • до 15 минут на обработку заявки на доставку
  • ведение документооборота в бумажном виде
  • оптимизация бизнес-процесса доставки
  • время обработки заявки сократилось до 1,5−2 минут
  • актуальный онлайн-статус доставки без звонков водителям
  • минимизация оборота бумажных документов и ошибок оформления
Собственный транспорт
11
машин
Привлекаемый транспорт
10
машин
В штате
200+
сотрудников
Сеть
4
розничных магазина
В 2022 году «Новому Дому» исполняется 30 лет. За это время поставщику стройматериалов удалось стать одним из лидеров в продажах строительных материалов Воронежской области.
Компания имеет собственные склады площадью 6 000 м2 и автопарк из 11 автомобилей — гаранты быстрой доставки любых заказов.
У «Нового Дома» 4 розничных точки и интернет-магазин. Компания предлагает доставку и погрузку товара в любой автотранспорт с помощью погрузчика, крана или вручную. Розничные клиенты и оптовые покупатели оплачивают заказы при оформлении или при получении.
Процесс доставки без использования логистической системы выглядел так:
1
Менеджер уточняет у покупателя адрес доставки и тип автомобиля доставки: грузовая машина или манипулятор
2
Менеджер звонит логисту и уточняет свободна ли машина в интервале времени, озвученном покупателем. Если свободных машин нет, то покупателю озвучивается ближайшее возможное время доставки
3
Логист бронирует машину доставки в согласованное время и вручную вписывает в журнал данные о планируемой доставке
4
Логист выбирает свободного водителя на основе информации о количестве запланированных доставок. При необходимости логист обзванивает водителей и выясняет, кто сможет выполнить назначенную доставку
5
В назначенное время водитель приезжает на базу загрузки, получает документы на доставку, осуществляет загрузку
6
Водитель звонит покупателю, сообщает что готов выехать на адрес доставки
7
Водитель осуществляет доставку, подписывает пакет документов у покупателя, принимает деньги в счет оплаты заказа
8
Водитель звонит логисту: сообщает что доставка выполнена и получает назначение на следующую доставку
9
В конце дня водитель передает документы по всем доставкам в отдел и сдает принятые денежные средства в кассу
10
Документы о выполненных доставках передаются в архив
Мы четко понимали, что приближаемся моменту, когда текущая модель обработки доставок не выдержит количества заявок и наступит коллапс и хаос. В лучшем случае нас ожидало отсутствие контроля за процессом доставки. В худшем половина клиентов не получили бы заказы, либо получили их в неактуальные сроки, что уничтожило бы доверие покупателей
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
В мае 2021 года Евгений Соляник получил принципиальное согласие руководства на поиск решений, способных удовлетворить потребности в вопросах логистики
Цели и задачи
Старая схема процесса доставки не устраивала руководство и сотрудников компании по нескольким причинам:
До 800 телефонных звонков логисту от водителей, продавцов торговых залов, покупателей: уточнение статуса доставки, добавление водителю новых заявок, уточнение времени у клиентов
На обработку новой заявки логист тратил по 10−15 минут: все документы оформлялись на бумаге. Сотрудник печатал формы и вручную заполнял параметры доставки. Зачастую, это приводило к ошибкам. Договор прикладывался к комплекту документов. После уходил в архив
Отсутствие возможности выяснить статус доставки онлайн: водитель в пути, водитель на загрузке, водитель не начал доставку
Данные по выполненным доставкам хранились в архиве. При возникновении несоответствий в отчетности логист вручную искал детали интересующей доставки среди тысяч договоров
Первая мысль была о найме дополнительного логиста, с помощью которого мы бы ускорили время на обработку заявок. На тот момент логист распечатывал комплекты документов на доставку и выкладывал их на стол с ручной сортировкой по зонам доставки и типам автомобилей. Довольно быстро мы поняли, что менять нужно не количество логистов, а саму систему
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
На первом этапе поиска в компании определили как должен выглядеть процесс обработки заявок на доставку со стороны логиста. Идей по реализации было несколько:
О Маппе узнали из поисковой системы. При сравнении с конкурентами выбрали Маппу, потому что она оказалась проще. И я, и мои коллеги быстрее ее поняли. После демонстрации менеджера стало понятно, что наши ожидания здесь совпали с возможностями программы
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Руководство понимало, что обучить сотрудников работе в программе лучше самостоятельно.
Чем проще система, тем быстрее мы сможем обучить работе с ней продавцов и водителей — сотрудников, зачастую не являющихся экспертами в работе с компьютером
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Маппа, как IT-решение для логистики, позволяло «Новому Дому» достичь бизнес-цели — получить инструмент для управления процессом доставки и масштабирования бизнеса.
В поиске решения автоматизации логистики основными причинами выбора Маппы стали:
Более простая по сравнению с конкурентами система управления рейсами и доставками
Готовая возможность добавлять в одну доставку несколько заказов, созданных в разное время
Доверительное и продуктивное взаимодействие с командой Маппы
Ход проекта
Продажа строительных материалов — бизнес сезонный. Руководство хотело начать сезон продаж 2022 с новой системой управления логистики. Поэтому на задачи по выбору решения, доработкам под внутренние процессы, обучению персонала и тесты было отведено 7 месяцев.
В ходе проекта бизнес-процессы компании, связанные с доставкой, претерпели изменения:
1
Логисту подключили автоматические уведомления о новых доставках
Продавец торгового зала создает заявку на доставку, которая автоматически попадает в монитор логиста. Никаких дополнительных действий, будь то звонки, отправка писем, сообщения в мессенджерах, продавец не осуществляет
2
Для уведомления водителя о новых назначенных на него доставках достаточно поменять статус маршрутного листа
Уведомление приходит в мобильное приложение без дополнительных звонков и сообщений
3
Документы на доставку печатаются из 1С
Водитель может распечатать необходимый пакет документов в любом магазине. Нет необходимости заезжать за оригиналами в конкретную торговую точку
Сейчас все отделы компании Новый Дом оформляют доставки с помощью модуля Маппа. Обратная связь от сотрудников позволяет нам сделать вывод, что продавцам, логисту и водителям работать стало проще
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Система доставок «Нового Дома» отличается от систем большинства компаний, где машина загружается заказами покупателей и весь день развозит заказы по определенному маршруту.
Логисту не всегда получается объединить ряд заказов в один рейс. Значительная часть доставок выполняется в сторону области по разным направлениям, поэтому приходится выполнять отдельный рейс доставки под каждый заказ.
В заказе могут быть длинные трубы, которые занимают половину машины или гипсокартон, который укладывается горизонтально и занимает бóльшую площадь кузова. Есть несовместимость товаров: какие-то в одной машине не возятся, какие-то возятся очень осторожно.
Разработчики Маппы адаптировали основной модуль программы.
Одно из улучшений — исключение ошибок при заполнении даты доставки. Система сравнивает текущую дату с введенной. Теперь в мониторе логиста может появиться уведомление: «Внимание, вы создали заявку на прошедшее время». Логист не пропускает заявки с ошибочно-введенной датой.
Изменения программного комплекса коснулись и мобильного приложения. В отображение списка товаров для водителя добавили адрес загрузки по каждому товару. Складам присвоили цветовую индикацию:
Водитель видит в приложении какой товар будет загружаться с какого склада. Если в заказе большое количество позиций, то нет необходимости вчитываться в каждую строку. Достаточно пролистать список. По цветовым индикаторам сразу видно с каких баз будет производиться загрузка
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
С подключением водителей к мобильному приложению возникло несколько дополнительных задач:
1
Возрастные водители обучились работе со смартфонами
2
Водителям с кнопочными телефонами выдали корпоративные устройства
Отзыв от водителей позитивный. В итоге все смогли разобраться с приложением, даже самые «нетехнологичные» сотрудники. Сопротивления изменениям были на первом этапе, но из-за ощутимого упрощения работы весь негатив быстро сошел на нет
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Результаты и обратная связь пользователей
Маппа оптимизировала логистические бизнес-процессы «Нового Дома». С программой стало проще компоновать маршруты и включать в один рейс две или три точки доставки
С новым IT-решением для логистики заявка на доставку может включает несколько документов оснований. Например, клиент оформляет заказ, а через несколько часов хочет его дополнить. Ранее каждый новый заказ означал новый комплект документов. Сейчас все автоматически закрепляется в одной заявке.
Время обработки заявки:

15 минут → 1,5−2 минуты
Количество телефонных звонков:

до 800 в день → 100−150 в день
Документооборот по доставкам:

бумажный → электронный
В компании продолжают работать над улучшением программного комплекса, ориентируясь на новые бизнес-цели и обратную связь пользователей Маппы.
Количество наших доработок перевалило за 25. В данный момент мы вышли за пределы основного функционала Маппы и построили на основе сервиса инструмент для определения стоимости доставки по всем видам машин с учетом местоположения объекта покупателя
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Своими впечатлениями о работе в системе поделились сотрудники магазина стройматериалов:
Инна, логист отдела доставки
Во-первых, у меня стало меньше бумажной работы. Во-вторых, водителям приходят все доставки в мобильное приложение. Они видят на какой базе грузятся, в какое время и куда планируется доставка. Стало возможно объединять две-три доставки: и тоннаж видно и другие параметры. Звонков стало меньше.
Ольга, администратор магазина
Мне в 200−300 раз стало лучше! Не нужно каждый раз кому-то звонить и узнавать про документы: пришел ли товарный чек логисту или нет, и по времени это на порядок быстрее.
Оксана, секретарь
Я начисляю наемным водителям выплаты за доставку. С Маппой мне стало проще работать. Количество бумажных носителей сократилось. Более точно и быстро можно собрать интересующие тебя данные по водителям. Раньше логисты давали мне договоры на доставку в бумажном виде, и водители сдавали акты выполненных работ. Сейчас список доставок я вижу в программе. И мне остается сверить данные с актами водителей по сумме, наименованиям и количеству.
Отзыв
Скажу коротко. На данный момент нас все устраивает. Все задачи, которые мы планировали реализовать — мы успешно закрыли. Все сложности, которые возникали в процессе реализации задач, были решены
Евгений Соляник
Ответственный за развитие онлайн-каналов продаж компании «Новый Дом»
Полный отзыв доступен по ссылке
Демонстрация логистической система Маппа
Покажем и расскажем, чем система будет полезна именно вашему бизнесу и ответим на все вопросы об управлении логистикой.