Электронный документооборот в логистике

В обмене цифровыми документами участвуют грузоотправитель или перевозчик, оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) и Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Компания формирует документ: например, транспортную накладную и заверяет её электронной подписью. Обмениваться документами можно через браузер, программу на ПК или модуль 1С — в зависимости от того, какой способ интеграции был выбран. Сам же процесс выглядит примерно как отправка e-mail’a. Но не через электронную почту, а с помощью сервиса от оператора ИС ЭПД.

Оператор ИС ЭПД отправляет документ в ГИС ЭПД. После проверки ЭПД направляется получателю груза и перевозчику.

Водитель в приложении подтверждает приёмку груза. Если во время рейса его остановит сотрудник ДПС, вместо бумажного документа он сможет показать специальный QR-код, сформированный ГИС ЭПД. А когда товар доставлен, перевозчик подписывает накладную электронной подписью. То же самое делает и получатель.

Электронный перевозочный документ — не просто скан договора или накладной. Это файл формата XML, который создаётся с помощью специальной программы. Каждый ЭПД состоит из нескольких разделов или «титулов». Например, электронная транспортная накладная содержит титулы «получение груза», «приёмка» и т. д. Каждый титул заверяет электронной подписью один из участников перевозок.

Вид и состав ЭПД устанавливает Федеральная налоговая служба. Сейчас в России действуют электронные формы 11 транспортных документов:

• транспортная накладная;
• договор перевозки груза;
• сопроводительная ведомость;
• заказ (заявка);
• дорожная ведомость;
• квитанция о приёме груза для перевозки;
• договор морской перевозки груза;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• коносамент.

Все цифровые бумаги из списка можно формировать и отправлять партнёрам через сервисы ЭПД. При этом дублировать перевозочные документы в печатном виде не нужно.

Прежде чем внедрять электронный документооборот в транспортной сфере, уточните у своих контрагентов, готовы ли они перейти на ЭДО. Иначе все затраты окажутся напрасными.